Le conseil d’administration est un organe central de l’entreprise qui se rĂ©unit rĂ©gulièrement pour prendre des dĂ©cisions importantes.
La bonne organisation d’une rĂ©union du conseil d’administration est cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une PME, d’une licorne, d’une multinationale ou d’un dragon.
Voici quelques conseils pour organiser des rĂ©unions du conseil d’administration efficaces.
Sommaire
Définir les objectifs de la réunion
Il est important de dĂ©finir les objectifs de la rĂ©union du conseil d’administration afin que celle-ci soit productive et efficace. Les objectifs doivent Ăªtre clairs et prĂ©cis, et il est important que tous les membres du conseil soient d’accord sur ceux-ci.
Il est Ă©galement nĂ©cessaire de dĂ©terminer le format de cet Ă©vĂ©nement corporate, qui peut Ăªtre en personne ou en visioconfĂ©rence, et de planifier le calendrier de manière Ă ce que tous les membres puissent y participer.
GĂ©rer l’ordre du jour
L’ordre du jour d’une rĂ©union du conseil d’administration est gĂ©nĂ©ralement Ă©tabli par le prĂ©sident ou le secrĂ©taire du conseil. Cependant, tous les membres du conseil ont le droit de proposer des sujets Ă aborder lors de l’assemblĂ©e.
Il est important que l’ordre du jour soit clair et prĂ©cis, afin que tous les membres du conseil sachent Ă quoi s’attendre. Assurez-vous en particulier que tous les sujets qui seront abordĂ©s sont pertinents et nĂ©cessaires. Inutile de charger l’ordre du jour avec des sujets qui ne concernent pas tous les membres du conseil.
Une fois que l’ordre du jour est Ă©tabli, il doit Ăªtre distribuĂ© aux membres du conseil environ une semaine avant la date retenue. Cela permettra aux membres de se prĂ©parer adĂ©quatement et de poser toutes les questions qu’ils pourraient avoir par avance.
Pour simplifier le travail de secrĂ©tariat, l’utilisation d’un outil digital dĂ©diĂ© comme Boardmaps est recommandĂ©. Il simplifie l’Ă©change d’information entre chaque membre de la direction, chaque administrateur et les reprĂ©sentants des actionnaires.Â
Préparer les documents nécessaires
Lorsque vous organisez une rĂ©union du conseil d’administration, vous devez prĂ©parer les documents nĂ©cessaires Ă sa bonne tenue. Les règles de bonne gouvernance exigent gĂ©nĂ©ralement de prĂ©senter aux administrateurs les pièces suivantes :
- l’ordre du jour de la rĂ©union, qui doit Ăªtre envoyĂ© aux membres du conseil d’administration au moins quinze jours Ă l’avance ;
- les documents justificatifs des points Ă l’ordre du jour, tels que les comptes rendus des dernières rĂ©unions, les rapports financiers, etc. ;
- les pouvoirs des membres du conseil d’administration qui ne peuvent pas Ăªtre prĂ©sents le Jour J ;
- le procès-verbal de la rĂ©union, qui doit Ăªtre signĂ© par le prĂ©sident et le secrĂ©taire de la rĂ©union et conservĂ© par le secrĂ©tariat du conseil d’administration.
Pour gĂ©rer efficacement les choses, votre logiciel de gestion de conseil d’administration pourra Ăªtre d’une aide prĂ©cieuse. Un tel outil vous aidera dans la convocation des administrateurs, la gestion du flux documentaire, mais aussi Ă collecter les votes sur les rĂ©solutions ou Ă Ă©tablir le procès-verbal.
Organiser la logistique de la réunion
L’organisation d’une rĂ©union du conseil d’administration nĂ©cessite une bonne logistique. Voici quelques conseils pour vous aider Ă organiser une telle assemblĂ©e.
Tout d’abord, vous devez dĂ©terminer le nombre de participants. Cela vous permettra de dĂ©terminer le type de salles et de matĂ©riel audiovisuel dont vous aurez besoin. Vous devez notamment prĂ©voir un espace suffisant pour accueillir tous les participants.
Une fois les critères Ă©tablis, vous devez trouver l’endroit idoine. Ce dernier doit Ăªtre facilement accessible pour tous les participants. Une fois la perle rare dĂ©nichĂ©e, assurez qu’elle est bien adaptĂ©e aux besoins spĂ©cifiques de votre rĂ©union.
La salle rĂ©servĂ©e, il est temps de prĂ©parer le matĂ©riel nĂ©cessaire. Vous aurez besoin au minimum d’un ordinateur portable, d’un projecteur ou d’un grand Ă©cran, d’une imprimante et d’un microphone. Vous devrez Ă©galement prĂ©parer des supports visuels tels que des diapositives ou des prĂ©sentations PowerPoint.
Les Ă©tapes de l’organisation d’un C.A. rĂ©ussi
Organiser une rĂ©union du conseil d’administration n’est pas une tĂ¢che facile. Il y a beaucoup de choses Ă prendre en compte pour qu’elle se dĂ©roule sans problème et que tous les membres se trouvent en accord avec le sujet traitĂ©.
Voici quelques conseils qui vous aideront Ă organiser une session du conseil d’administration efficace. Nous avons dĂ©jĂ dĂ©taillĂ© certains aspects, mais il est toujours bon de les placer dans une sĂ©quence modèle. Ces bonnes pratiques faciliteront le travail de planification des rĂ©unions du .C.A. de votre sociĂ©tĂ© ou de votre association, et peuvent servir pour une assemblĂ©e d’actionnaires ou un Ă©vĂ©nement international.
- Choisir le bon lieu pour la rĂ©union : Le lieu doit Ăªtre spacieux et confortable, afin que tous les participants puissent s’y sentir Ă l’aise. Il doit Ă©galement Ăªtre facile d’accès, afin que tous les membres du conseil puissent y arriver sans problème.
- PrĂ©parer l’ordre du jour et le dossier de la rĂ©union : cela va vous permettre de rassembler les diffĂ©rentes informations Ă communiquer aux administrateurs. Vous pourrez ainsi leur transmettre chaque projet de rĂ©solution, chaque dĂ©cision de la direction Ă entĂ©riner, les Ă©ventuelles propositions de modifications des statuts ou de la gouvernance de la sociĂ©tĂ©, ainsi que des Ă©lĂ©ments pratiques sur le tenue de l’assemblĂ©e et d’Ă©ventuelles rĂ©unions pĂ©riphĂ©riques. Les Ă©lĂ©ments fournis doivent Ăªtre clairs et concis, afin de permettre Ă tous de comprendre ce qui sera discutĂ©.
- Envoyer la convocation aux membres du conseil : les entreprises sont tenues d’envoyer les convocations Ă tous les membres du conseil, afin qu’ils puissent se prĂ©parer adĂ©quatement pour la rĂ©union. Il est Ă©galement important de leur donner suffisamment de temps pour se prĂ©parer, afin qu’ils ne soient pas pris au dĂ©pourvu lors de la rĂ©union.
- Choisir un modĂ©rateur lĂ©gitime : la bonne modĂ©ration de la session du conseil d’administration permet que tout le monde puisse s’exprimer librement. Un modĂ©rateur lĂ©gitime va contribuer Ă la bonne Ă©coute de la voix de chacun, et ainsi participer Ă une prise de dĂ©cisions Ă©clairĂ©es.
- Assurer le suivi : la rĂ©daction d’un compte rendu clair et fidèle permettra de s’assurer que toutes les dĂ©cisions prises lors de la rĂ©union sont bien respectĂ©es et que toutes les personnes concernĂ©es sont informĂ©es des suites donnĂ©es Ă la rĂ©union.