Comment organiser une réunion du conseil d’administration

Le conseil d’administration est un organe central de l’entreprise qui se réunit régulièrement pour prendre des décisions importantes.

La bonne organisation d’une réunion du conseil d’administration est cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une PME, d’une licorne, d’une multinationale ou d’un dragon.

Voici quelques conseils pour organiser des réunions du conseil d’administration efficaces.

Définir les objectifs de la réunion

Il est important de définir les objectifs de la réunion du conseil d’administration afin que celle-ci soit productive et efficace. Les objectifs doivent être clairs et précis, et il est important que tous les membres du conseil soient d’accord sur ceux-ci.

Il est également nécessaire de déterminer le format de cet événement corporate, qui peut être en personne ou en visioconférence, et de planifier le calendrier de manière à ce que tous les membres puissent y participer.

Gérer l’ordre du jour

L’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration est généralement établi par le président ou le secrétaire du conseil. Cependant, tous les membres du conseil ont le droit de proposer des sujets à aborder lors de l’assemblée.

Il est important que l’ordre du jour soit clair et précis, afin que tous les membres du conseil sachent à quoi s’attendre. Assurez-vous en particulier  que tous les sujets qui seront abordés sont pertinents et nécessaires. Inutile de charger l’ordre du jour avec des sujets qui ne concernent pas tous les membres du conseil.

Une fois que l’ordre du jour est établi, il doit être distribué aux membres du conseil environ une semaine avant la date retenue. Cela permettra aux membres de se préparer adéquatement et de poser toutes les questions qu’ils pourraient avoir par avance.

Pour simplifier le travail de secrétariat, l’utilisation d’un outil digital dédié comme Boardmaps est recommandé. Il simplifie l’échange d’information entre chaque membre de la direction, chaque administrateur et les représentants des actionnaires. 

Préparer les documents nécessaires

Lorsque vous organisez une réunion du conseil d’administration, vous devez préparer les documents nécessaires à sa bonne tenue. Les règles de bonne gouvernance exigent généralement de présenter aux administrateurs les pièces suivantes :

• l’ordre du jour de la réunion, qui doit être envoyé aux membres du conseil d’administration au moins quinze jours à l’avance ;
• les documents justificatifs des points à l’ordre du jour, tels que les comptes rendus des dernières réunions, les rapports financiers, etc. ;
• les pouvoirs des membres du conseil d’administration qui ne peuvent pas être présents le Jour J ;
• le procès-verbal de la réunion, qui doit être signé par le président et le secrétaire de la réunion et conservé par le secrétariat du conseil d’administration.

Pour gérer efficacement les choses, votre logiciel de gestion de conseil d’administration pourra être d’une aide précieuse. Un tel outil vous aidera dans la convocation des administrateurs, la gestion du flux documentaire, mais aussi à collecter les votes sur les résolutions ou à établir le procès-verbal.

Organiser la logistique de la réunion

L’organisation d’une réunion du conseil d’administration nécessite une bonne logistique. Voici quelques conseils pour vous aider à organiser une telle assemblée.

Tout d’abord, vous devez déterminer le nombre de participants. Cela vous permettra de déterminer le type de salles et de matériel audiovisuel dont vous aurez besoin. Vous devez notamment prévoir un espace suffisant pour accueillir tous les participants.

Une fois les critères établis, vous devez trouver l’endroit idoine. Ce dernier doit être facilement accessible pour tous les participants. Une fois la perle rare dénichée, assurez qu’elle est bien adaptée aux besoins spécifiques de votre réunion.

La salle réservée, il est temps de préparer le matériel nécessaire. Vous aurez besoin au minimum d’un ordinateur portable, d’un projecteur ou d’un grand écran, d’une imprimante et d’un microphone. Vous devrez également préparer des supports visuels tels que des diapositives ou des présentations PowerPoint.

Les étapes de l’organisation d’un C.A. réussi

Organiser une réunion du conseil d’administration n’est pas une tâche facile. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte pour qu’elle se déroule sans problème et que tous les membres se trouvent en accord avec le sujet traité.

Voici quelques conseils qui vous aideront à organiser une session du conseil d’administration efficace. Nous avons déjà détaillé certains aspects, mais il est toujours bon de les placer dans une séquence modèle. Ces bonnes pratiques faciliteront le travail de planification des réunions du .C.A. de votre société ou de votre association, et peuvent servir pour une assemblée d’actionnaires ou un événement international.

1. Choisir le bon lieu pour la réunion :  Le lieu doit être spacieux et confortable, afin que tous les participants puissent s’y sentir à l’aise. Il doit également être facile d’accès, afin que tous les membres du conseil puissent y arriver sans problème.
2. Préparer l’ordre du jour et le dossier de la réunion : cela va vous permettre de rassembler les différentes informations à communiquer aux administrateurs. Vous pourrez ainsi leur transmettre chaque projet de résolution, chaque décision de la direction à entériner, les éventuelles propositions de modifications des statuts ou de la gouvernance de la société, ainsi que des éléments pratiques sur le tenue de l’assemblée et d’éventuelles réunions périphériques. Les éléments fournis doivent être clairs et concis, afin de permettre à tous de comprendre ce qui sera discuté.
3. Envoyer la convocation aux membres du conseil : les entreprises sont tenues d’envoyer les convocations à tous les membres du conseil, afin qu’ils puissent se préparer adéquatement pour la réunion. Il est également important de leur donner suffisamment de temps pour se préparer, afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu lors de la réunion.
4. Choisir un modérateur légitime : la bonne modération de la session du conseil d’administration permet que tout le monde puisse s’exprimer librement. Un modérateur légitime va contribuer à la bonne écoute de la voix de chacun, et ainsi participer à une prise de décisions éclairées.
5. Assurer le suivi : la rédaction d’un compte rendu clair et fidèle permettra de s’assurer que toutes les décisions prises lors de la réunion sont bien respectées et que toutes les personnes concernées sont informées des suites données à la réunion.